Las reuniones virtuales prometen eliminar las barreras geográficas y administrativas y aumentar la accesibilidad, la diversidad y la inclusión.

Como resultado de la pandemia en curso, hemos sido testigos de la evolución de un mundo donde las reuniones en persona eran la norma a una nueva realidad en la que casi todas las conferencias en el último año se han celebrado virtualmente. Hay aspectos positivos de este nuevo formato que respaldan su continuación en el futuro. Las conferencias en línea aumentan la participación de científicos pertenecientes a grupos subrepresentados y de países en desarrollo, y ofrecen ventajas como flexibilidad de horarios, tarifas de registro reducidas y eliminación de barreras de viaje. En consecuencia, en nuestros análisis, observamos un aumento dramático en el número de participantes de minorías subrepresentadas, así como en asistentes internacionales, incluidos los de países en desarrollo. La plataforma de conferencias virtuales ofrece una mayor accesibilidad, una menor carga administrativa y programas más flexibles en comparación con las reuniones en persona, especialmente para los participantes internacionales.7. El formato remoto permitió que más personas presentaran su trabajo y asistieran a eventos ofreciendo conferencias grabadas a través de servicios en línea bajo demanda y eliminando las limitaciones de espacio físico. Muchas conferencias ahora proporcionan videos grabados y materiales de talleres durante un tiempo prolongado después de que finaliza la conferencia, e incluso publican algunos de estos materiales en canales de medios públicos como YouTube, abiertos al público de forma permanente. Además, conferencias selectas como los Simposios Keystone han publicado en línea todas las charlas grabadas de forma gratuita para sus miembros de países en desarrollo, eliminando barreras financieras, administrativas y geográficas. También se ha promovido un entorno de ciencia abierta a través de los canales de Slack para reacciones, conversaciones y comentarios en conferencias. La ventaja de estos canales de comunicación en línea es que son gratuitos, duraderos y sostenidos mientras los participantes lo necesiten.

Una característica importante de las conferencias virtuales, que no ha estado disponible en reuniones en persona, son los subtítulos en vivo en la pantalla, junto con la transcripción en tiempo real asistida por computadora (CART) y la interpretación del lenguaje de señas estadounidense (ASL). Los subtítulos en tiempo real brindan una mayor accesibilidad para los participantes con discapacidades y los hablantes no nativos de inglés y mejoran la atención de los participantes y la comprensión precisa del contenido cubierto por el orador. Sin embargo, debemos tener en cuenta que los subtítulos en vivo podrían ser un gasto adicional y podrían no ser una opción si queremos que las conferencias sigan siendo asequibles. Algunas conferencias han considerado la contratación diferida como una opción para proporcionar dicho servicio. Se recomienda incluir un comunicador para personas con problemas de audición y se ha implementado en conferencias seleccionadas y seminarios en línea, lo que mejora la accesibilidad para todos los participantes. Además, las conferencias suelen depositar las charlas grabadas en plataformas de vídeo online. Un ejemplo es la conferencia BIOC, donde la creación automática de subtítulos está disponible a través de la tecnología de reconocimiento de voz. Esto es muy beneficioso y debería tenerse en cuenta para futuras conferencias.

Sin embargo, este cambio no ha estado exento de dificultades. Hemos sido testigos de nuevos desafíos asociados con la plataforma de conferencias virtuales, incluidos los requisitos para Internet de alta velocidad, interacciones reducidas entre pares, ‘fatiga de la pantalla’11 de la necesidad de pasar períodos sustanciales de tiempo frente a una computadora, la interferencia del trabajo y las responsabilidades del hogar, la falta de interacción social12 eso sería posible en un entorno en persona y las complicaciones de conectarse a través de zonas horarias. Además, hay dos inconvenientes importantes de las conferencias virtuales: primero, la reducida oportunidad de colaboración y trabajo en red entre especialidades; y, en segundo lugar, las limitadas oportunidades de establecimiento de redes de interacciones casuales en salas de carteles o eventos sociales, que pueden conducir a nuevas colaboraciones, conocimiento de nuevos hallazgos y avance profesional. Esto implica que las conferencias en persona siempre tendrán una ventaja con respecto a estos aspectos, y cuando conceptualicemos el formato de conferencia híbrido en el futuro, debemos asegurarnos de que se mantengan. La discapacidad, los requisitos de visado, el tiempo y el costo de viaje y los horarios inflexibles se encuentran entre las barreras que impiden que los investigadores de grupos subrepresentados y de países en desarrollo participen en conferencias médicas y científicas en persona a nivel internacional.13. Por lo tanto, creemos que los organizadores deben continuar esforzándose por brindar becas y servicios de viaje.7 (como servicios de cuidado de niños y discapacitados) para permitir un amplio acceso a la experiencia en persona.

Si bien las conferencias virtuales reducen los costos para los asistentes, las consideraciones financieras para los organizadores también son un problema importante. Las conferencias académicas suelen estar organizadas por sociedades profesionales (por ejemplo, la AACR, la Sociedad Internacional de Biología Computacional (ISCB), etc.) y contribuyen significativamente a los ingresos y la membresía de las sociedades, lo que a su vez beneficia la misión, los programas y iniciativas como el cabildeo para la financiación de la investigación, el desarrollo de declaraciones y estándares, la promoción y entrega de educación a sus miembros, la organización de eventos de divulgación y la concesión de viajes y otros tipos de becas. Por un lado, en comparación con los eventos presenciales, las conferencias virtuales resultan en ahorros de costos en alimentos y bebidas, costos de cartulina y tarifas de alquiler. Sin embargo, los costos audiovisuales son comparables entre eventos presenciales y virtuales, y los eventos virtuales agregan complejidad logística y requieren más tiempo de los organizadores, técnicos y presentadores para los ensayos y para la captura, carga y control de calidad de los videos. Otra desventaja para los organizadores es que los eventos virtuales pueden no generar membresía de la misma manera que los eventos en persona. Por ejemplo, las membresías de ISCB disminuyeron en 2020 en comparación con 2019 y no parecen estar en camino de recuperarse en 2021. Además, algunos de los costos e ingresos de las conferencias académicas a menudo están cubiertos por patrocinios de la industria y otras organizaciones. Ha sido difícil convencer a los patrocinadores de que recibirán el mismo retorno de la inversión en conferencias virtuales y, cuando los patrocinadores participan, sus contribuciones son menores. Cuando esto se combina con una reducción en las tarifas de inscripción, las conferencias virtuales generan ingresos generales más bajos para los organizadores que las reuniones en persona.

Observamos que a pesar del aumento en el número de asistentes a conferencias virtuales, la participación en las redes sociales durante esas conferencias no aumentó como lo hizo el número de participantes (Figuras complementarias 1-4). Sin embargo, reconocemos que nuestro método podría no reflejar toda la actividad en las redes sociales de esas conferencias, dado que algunas también tienen sus propias plataformas de comunicación fuera de Twitter. Una posible explicación de tal fenómeno es que, a diferencia de las conferencias en persona, algunas conferencias virtuales pueden utilizar diferentes formas de comunicación de los participantes además de las redes sociales. Además, los asistentes a conferencias en persona pueden tener más participación en las sesiones en vivo, ser menos propensos a experimentar fatiga tecnológica y, por el contrario, ser más propensos a compartir su experiencia y pensamientos en las redes sociales en comparación con los asistentes a conferencias virtuales. También reconocemos que nuestros datos de Twitter no se normalizan para aumentar el uso con el tiempo. Además, las diferentes zonas horarias pueden presentar desafíos logísticos para los participantes de otros países. Aunque observamos un mayor número de participantes en conferencias virtuales, los activos en las redes sociales pueden ser menos que los de conferencias presenciales, potencialmente debido a desafíos como la dificultad de separar por completo el trabajo del día a día o las tareas familiares. de la participación en una conferencia virtual en línea, lo que podría evitar que los participantes (especialmente los cuidadores) se involucren plenamente en la conferencia. Por lo tanto, se puede suponer que aunque la participación ha aumentado drásticamente, esto no significa necesariamente que todos los asistentes se involucren en la conferencia al máximo. Dada la conveniencia de asistir a la conferencia desde casa, los participantes pueden concentrarse solo en charlas específicas que despierten su interés, en lugar de asistir a tantas charlas como sea posible, como es común en las conferencias presenciales. Por lo tanto, las conferencias virtuales, en comparación con las conferencias en persona, pueden atraer a un grupo más grande de asistentes que incluye personas que están menos comprometidas.

Nuestros hallazgos proporcionan evidencia que favorece un formato híbrido para futuras conferencias, combinando las fortalezas de las plataformas virtuales y presenciales. Esto ampliaría el alcance de las conferencias a más comunidades y un mayor número de países. De cara al futuro, abogamos por un modo híbrido de organización de conferencias. Aunque creemos firmemente que las conferencias en persona tienen sus propios beneficios y que ninguna herramienta de comunicación en línea puede imitar por completo la experiencia en persona.14, no podemos descuidar las múltiples ventajas que ofrecen las conferencias en línea: además de brindar oportunidades a grupos previamente subrepresentados para asistir a conferencias globales, el uso de un formato híbrido contribuirá a descarbonizar los viajes por conferencias después de la pandemia3,15,16. De hecho, varias conferencias han comenzado a implementar este modo híbrido. La Sociedad de Intervención Asistida por Computación y Computación de Imagen Médica (MICCAI) anunció planes tanto en persona como virtuales, aunque finalmente tuvo que cancelar el primero debido a las incertidumbres de la pandemia. La Sociedad para la Inmunoterapia del Cáncer, la Sociedad para la Investigación del Melanoma (SMR), el Laboratorio Cold Spring Harbor (CSHL) Genome Informatics, la Conferencia de Biología Computacional de Basilea (BC2) y la Medicina de Precisión AGBT (Avances en Biología y Tecnología del Genoma) han anunciado formatos híbridos para sus reuniones. Estos son una prueba de la creciente necesidad y aceptación del formato de conferencia híbrido. En conjunto, los resultados de nuestro estudio justifican la evaluación continua de datos de futuras conferencias con diferentes plataformas (presenciales, virtuales o híbridas) para evaluar su influencia en la accesibilidad, la inclusión y la diversidad.