Los registros médicos electrónicos pueden mejorar el proceso de donación de órganos

En la última década, el lado oscuro de los sistemas de historias clínicas electrónicas (EHR) ha recibido la mayor atención: cómo su complejidad y demandas lentas se han sumado a la carga de trabajo de médicos y enfermeras, contribuyendo al agotamiento. Pero en los últimos años, hemos comenzado a ver que más y más organizaciones de proveedores aprovechan el potencial de EHR para mejorar la atención y reducir su tiempo y costos. Una iniciativa llevada a cabo por New England Donor Services (NEDS) y Yale New Haven Health para agilizar el proceso de identificación de posibles donantes de órganos para pacientes que necesitan trasplantes es uno de los ejemplos más recientes. Ofrece información práctica para otras organizaciones que buscan aprovechar el poder de los HCE para realizar otras funciones y, si tienen que lidiar con varios HCE que no son completamente compatibles, cómo abordar ese desafío.

Durante décadas, el proceso de donación de órganos de la nación se ha basado en que los proveedores de atención en hospitales individuales levantaran el teléfono y llamaran a sus organización de obtención de órganos (OPO) cuando un paciente muere o está cerca de la muerte para que la OPO y el hospital puedan realizar un examen médico inicial juntos para determinar si el paciente puede ser un donante de órganos y luego comenzar el proceso de tiempo crítico. Esta llamada tarda unos 15 minutos en promedio. Debido a los estrictos criterios clínicos para garantizar un trasplante de órganos seguro, solo el 6% de estas llamadas dan como resultado la identificación de posibles donantes de órganos.

Si bien 15 minutos pueden no parecer mucho tiempo, las llamadas en conjunto pueden consumir una enorme cantidad de tiempo del personal del hospital y de la OPO. Por ejemplo, un gran sistema de salud puede generar hasta 5,000 llamadas telefónicas de referencia por año. Por su parte, NEDS, la OPO regional en el noreste de Estados Unidos, recibe 50.000 llamadas de unos 200 hospitales al año sobre pacientes, de los cuales aproximadamente 47.000 resultan no elegibles.

Reconociendo la oportunidad de innovación, NEDS utilizó una nueva tecnología no patentada para reemplazar esta llamada telefónica con un mensaje generado por computadora casi instantáneo. Esto es muy importante para las personas que necesitan un trasplante de órganos. Hay mas que 106.000 de ellos en Estados Unidos, y Mueren 20 personas al día esperando un órgano. El tiempo importa.

Luego, Yale New Haven Health probó esta tecnología durante ocho semanas en 2020 en su centro médico académico insignia, el Hospital Yale New Haven. Después de probar que funcionaba, Yale New Haven Health lo implementó ese mismo año en sus otros cuatro hospitales en Greenwich, Bridgeport y New London, Connecticut, y Westerly, Rhode Island. Desde entonces, otros dos importantes sistemas de salud en Nueva Inglaterra, Lahey Health y Cambridge Health Hospital Alliance, lo han adoptado en seis hospitales.

Una descripción general simple de un proceso complejo

El trasplante de órganos es un proceso urgente que depende de la coordinación de partes interesadas interdependientes (hospitales donantes, organizaciones de obtención de órganos, programas de trasplantes, agencias reguladoras), activos costosos como bombas de órganos y aviones, y equipos multidisciplinarios de cirujanos de trasplantes. y profesionales de la donación. Las OPO, que están reguladas por los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS), coordinan todo el proceso, desde la detección y las pruebas de posibles donantes de órganos y la obtención del consentimiento para la donación hasta la extracción quirúrgica de los órganos donados, la asignación de órganos a los receptores de trasplantes adecuados y la garantía de entrega dentro del período de tiempo críticamente corto para garantizar la viabilidad del órgano. (Un corazón debe trasplantarse dentro de las cuatro horas posteriores a su extracción de un donante y un riñón dentro de las 24 horas).

Las regulaciones de CMS exigen que los hospitales remitan oportunamente todas las muertes de pacientes hospitalizados y las muertes inminentes (definidas con ciertos desencadenantes clínicos) a su OPO designada para identificar rápidamente todas las oportunidades potenciales de donación de órganos. Con mayor frecuencia, esto significa que una enfermera de la UCI llama a la OPO para revisar la información médica básica del paciente referido con un experto en donaciones. Si bien esta llamada tiene una duración media de 15 minutos, puede tardar entre seis y más de 20 minutos, según la complejidad del historial médico del paciente. Las enfermeras de Yale New Haven Health dedican un total de aproximadamente 1365 horas a estas llamadas de referencia de donantes cada año. (Después de esta llamada inicial, se realiza una evaluación médica completa, por ejemplo, pruebas de función hepática, ecocardiogramas, pruebas para medir los niveles de creatina, exámenes serológicos para enfermedades infecciosas, antes del procedimiento de donación).

El piloto

NEDS invirtió en el desarrollo de tecnología no patentada que integraría su sistema electrónico con un EHR y se lo dio gratis a Yale New Haven Health para que lo probara. La automatización de las referencias de donantes de órganos a través de mensajes electrónicos utiliza el protocolo de intercambio de información HL7, una tecnología probada y ubicua que se ha utilizado en la atención médica durante décadas. Además de enviar un mensaje electrónico a NEDS refiriendo a un posible donante con la información básica requerida para la evaluación inicial (como la edad y la causa de la muerte), se envía un mensaje adicional al hospital, que le notifica si el paciente referido ha el potencial de donar órganos. Los mensajes se crean mediante herramientas de configuración estándar para todos los HCE.

Un piloto inicial, que involucró tres pisos de cuidados críticos en el campus de York Street del Hospital Yale New Haven, comenzó en marzo de 2020, justo antes de que la primera ola de la pandemia Covid-19 alcanzara su cenit en el noreste. El plan original era implementar la tecnología durante seis a 12 meses en el campus de York Street del hospital y luego implementarla gradualmente en el resto de ese centro médico académico, así como en los otros cuatro hospitales del sistema de salud de Yale New Haven en los siguientes años. años.

Sin embargo, los ahorros de tiempo en los primeros tres meses de la prueba fueron tan dramáticos y cruciales dadas las enormes demandas que el aumento de pacientes con Covid-19 estaba haciendo sobre el personal de enfermería que luego se implementó de inmediato en todo el sistema. En 2020, Yale New Haven Health envió 5,418 referencias de donantes de órganos electrónicos a NEDS. Al automatizar el proceso, la herramienta le ahorró al sistema de salud 470 horas de tiempo de enfermería ese año. Le ahorró al personal de NEDS al menos la misma cantidad de tiempo.

Claves para el éxito

Había cuatro factores críticos para el éxito de la iniciativa que se pueden aplicar a los esfuerzos conjuntos de diferentes proveedores y sistemas de salud individuales para desarrollar e implementar otras tecnologías destinadas a aprovechar el potencial de los HCE para mejorar la calidad de la atención y reducir su tiempo y costo.

1. Asóciese con un sistema de salud innovador y dispuesto a asumir riesgos. La primera OPO independiente en la nación, NEDS ha sido un innovador en su campo. Por ejemplo, coordinó la primera donación de órganos bajo un nueva ley federal Permitir la donación de órganos VIH positivos para trasplantes a receptores VIH positivos y lideró al país en Donación de aloinjerto vascular compuesto.

Reconociendo la necesidad de innovación operativa y mejora en todo el sistema en las referencias de donantes de órganos, NEDS eligió conscientemente un socio, Yale New Haven Health, con una reputación similar. Ambos entendieron la necesidad tanto de la mejora continua como de las innovaciones que posibiliten avances. Significativamente, los dos habían colaborado durante décadas, lo que generó la confianza necesaria para probar una idea no probada y la capacidad de tener a uno de nosotros (Mathew Moss) integrado en los equipos de Yale New Haven a medida que se desarrollaba y probaba la tecnología.

2. Articular la propuesta de valor. Las instituciones proveedoras como el Hospital Yale New Haven están inundadas de propuestas de nuevas iniciativas tecnológicas y discursos de consultores sobre formas de hacerse más eficientes o efectivas. Para romper con el desorden, es vital que articule una propuesta de valor clara y convincente por adelantado. La propuesta de valor de NEDS enfatizó que su innovación sería una mejora importante que ayudaría a salvar vidas al hacer que el proceso de donación de órganos sea más eficiente y ahorrar tiempo al personal del hospital.

3. Evite la tecnología patentada. La tecnología NEDS es no patentada, configurable y no requiere modificaciones personalizadas al código estándar de un EHR, independientemente del proveedor de EHR. Dados los diferentes HCE que utilizan los sistemas de salud, esto es crucial para persuadir a tantos sistemas como sea posible para que adopten la tecnología y permitirles implementarla rápidamente.

4. Hágalo simple y forme parte del flujo de trabajo. Incluso antes de la pandemia, el tiempo del personal médico ya era escaso en los sistemas de atención médica. Durante la pandemia, el personal se estiró mucho más, lo que significó que no había forma de implementar una nueva función de HCE que requiriera un esfuerzo a gran escala para capacitar a miles de enfermeras de la UCI. Cada hospital, ya veces cada unidad de un hospital, tiene su propio ritmo y flujo; quién se comunica con la OPO, dónde se guardan las notas en el HCE, la secuencia de pantallas en un HCE e incluso los roles en un equipo de atención en una UCI pueden diferir. Entendiendo esto, NEDS colocó el disparador clínico para enviar el mensaje de derivación en una ubicación dentro del HCE que creó un proceso operativo genérico que podría adaptarse fácilmente al flujo de trabajo existente de un hospital o sistema de salud determinado sin requerir capacitación especializada. El personal de TI del Yale New Haven Hospital observó y aprendió cómo trabajaba el personal clínico y colocó los desencadenantes de derivación clínica en una ubicación en el EHR que funcionaba para el equipo de atención.

El potencial de los sistemas EHR es enorme. Pero aprovecharlo depende de que las nuevas funciones sean fáciles de adoptar. Diseñar tecnología no propietaria, dársela a socios de confianza para que la prueben y planificar la implementación en colaboración con quienes se encuentran en la primera línea de atención puede lograr ese objetivo. Y al hacerlo, podemos reducir la carga de los médicos, permitirles pasar más tiempo junto a la cama de los pacientes, mejorar la calidad y reducir el costo de la atención y, lo que es más importante, salvar vidas.