Cómo gestionar los flujos de trabajo del personal básico durante el período navideño

Cómo gestionar los flujos de trabajo del personal básico durante el período navideño

Mientras que mucha gente dice ‘¡yay!’ que el 2021 está llegando a su fin y estamos ansiosos por el 2022, muchos propietarios de negocios y directores ejecutivos se preocupan actualmente por administrar los flujos de trabajo con un personal reducido durante el período navideño.

Como ocurre con la mayoría de las cosas, la planificación y la comunicación son fundamentales para el personal y la temporada festiva. En la parte superior de la lista está la planificación, compartir sus planes con el personal y los clientes, ser sincero desde el principio con el personal sobre las expectativas de la licencia, evaluar la demanda de los clientes y conocer sus requisitos mínimos de personal.

Otro factor a considerar es si se cerrará totalmente o simplemente se cerrará al público / clientes y si un modelo de lugar de trabajo híbrido funcionará mejor durante la temporada festiva.

Cuando mantiene un negocio con un personal reducido, está evaluando lo que puede lograr con la menor cantidad de recursos disponibles durante un período determinado.

Si bien muchas empresas ya se están ejecutando de manera eficiente, la temporada festiva puede ser una época del año en la que la tecnología y la gestión del tiempo se vuelven cruciales.

Durante este período, debe ser realista sobre los plazos y establecer esas expectativas con sus clientes y personal.

Por ejemplo, si las expectativas de su cliente son su respuesta estándar de dos días, pero su tiempo de respuesta se pospone a una semana o más sin previo aviso, terminará con algunos clientes insatisfechos.

La mayoría de las personas saben y comprenden que la Navidad es un período ajetreado, por lo que esperan un pequeño retraso. Aún así, si ejecutar un personal esquelético va a arruinar sus tiempos de respuesta habituales, debe reevaluar sus niveles de personal y notificar a sus clientes con suficiente anticipación, ya que también tendrán plazos que deben cumplir.

Cumplir con los plazos también significa que debe analizar la administración del tiempo de usted y su personal, incluida la priorización de tareas durante este período. Quizás durante el período navideño, algunas tareas no se completan hasta que todo el personal regresa de la licencia; Además, observe si alguna tarea se puede completar antes de que los miembros del equipo se vayan de licencia. Administrar el tiempo de manera eficiente puede ser la diferencia entre una temporada festiva estresante y no tan estresante.

Si su empresa actualmente ejecuta el modelo de lugar de trabajo tradicional basado en la oficina, cambiar a un modelo de lugar de trabajo híbrido o un modelo hiperflexible puede ser beneficioso durante el período navideño.

El modelo hiperflexible brinda a los trabajadores la mayor flexibilidad y elección, ya que permite un enfoque personalizado y adaptado a cada trabajador.

El modelo hiperflexible también incluye flexibilidad no solo en cuanto a cuándo y dónde entran los trabajadores a la oficina, en todo caso, también incluye un horario de trabajo flexible que no gira en torno al tradicional horario de nueve a cinco.

El modelo hiperflexible puede beneficiar al personal cuyos hijos están de vacaciones escolares y donde su función no requiere un enfoque de nueve a cinco.

Dependiendo de su modelo de lugar de trabajo, utilizar la tecnología de mapeo de la oficina para rastrear y mantener al personal seguro y responsable durante el período navideño es otra forma de utilizar la tecnología durante el período ocupado.

La tecnología de mapeo de oficinas puede ayudar al personal a ver quién está trabajando, quién está de licencia, cuándo está trabajando, desde dónde está trabajando, incluso desde uno o varios sitios, administrar las reservas de estacionamiento de automóviles y también puede abarcar reservas para hoteles de escritorio.

No importa el modelo de su lugar de trabajo o la tecnología que se utilice, recuerde que la comunicación es clave entre su equipo. Hágales saber a todos quién está cubriendo cuál es el puesto y asegúrese de que todos estén en la misma página en lo que respecta a la gestión del tiempo y el cumplimiento de las expectativas de los clientes.

Si descubre que no lo hace bien este año, recuerde tomar notas de lo que funcionó y lo que no funcionó para que pueda cambiar sus procesos para el próximo año.

Esto podría incluir la implementación de políticas en torno a las vacaciones en Navidad, especialmente si es necesario un mejor equilibrio entre la antigüedad de los roles y el personal directivo / ejecutivo, o implementar el CRM y el sistema de gestión de proyectos que tanto se necesita.

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