La guía del CIO para la gestión del gasto empresarial: un curso intensivo

A medida que los CIO deciden qué proyectos son más importantes y urgentes, surge una pregunta común: “¿Cómo podemos evitar las tecnologías especulativas o no probadas?”

Hoy en día, los presupuestos cambian. Las operaciones están en el limbo. Algunas de las inversiones planificadas desde hace mucho tiempo están ahora fuera de discusión, y existe una mayor necesidad de reducir el gasto y el riesgo. Sin embargo, a los CIOs todavía les resulta difícil responder la pregunta sobre la especulación porque, para resolverla, tendrían que saber en qué gasta el dinero su organización, en sus muchas unidades de negocio y departamentos aislados, y muchos todavía no lo saben.

La historia financiera de cómo una organización compra tecnología y servicios a menudo requiere un detective para reconstruir. Lo mismo ocurre con su perfil de riesgo. Los componentes principales están fragmentados en docenas de sistemas centrales y flujos de trabajo, así como en miles de proveedores.

Para comprender lo que está sucediendo y lograr todo eso en un mundo decidido a trasladarse a la nube, existe Business Spend Management (BSM). Con él, no solo ilumina y administra el gasto de su propia empresa, sino que también obtiene un vistazo

los patrones de gasto de sus compañeros. Esto les da a los CIO los datos que necesitan para dirigir el

negocios y un sentido de lo que es especulativo y lo que no.

BSM es un enfoque integral y una categoría de software para administrar todas las formas en que los empleados gastan el dinero (a través de adquisiciones, facturación, gastos y pagos), así como los procesos relacionados para iniciar, controlar y optimizar este gasto.

BSM es necesario porque esos datos se distribuyen en muchos sistemas. Prácticamente nada acerca de cómo gastan las empresas está diseñado para la eficiencia, y como a las organizaciones de TI de todo el mundo se les pide que recorten el presupuesto y se pregunten de dónde vendrá, vale la pena tener una respuesta basada en datos.

Con BSM, su organización puede:

  • Vea lo que está gastando en silos
  • Reduzca los presupuestos abultados y libere capital
  • Reducir el riesgo de socios y terceros
  • Se compara con sus pares aprovechando la inteligencia artificial

Como surgió BSM

El desafío con los datos fragmentados siempre ha sido que las empresas deben equilibrar la flexibilidad con la complejidad. Si compra todo lo mejor de su clase, terminará con muchos sistemas, innumerables conectores y datos fragmentados. Pero si compra un sistema grande, como un ERP monolítico, obtendrá simplicidad pero sacrificará la flexibilidad de los mejores proveedores que hacen una cosa muy bien.

El estado ideal para la mayoría de las empresas existe en algún punto intermedio. Después de las últimas tres décadas de avances tecnológicos, ahí es donde han terminado la mayoría de las empresas.

ERP: década de 1990

ERP fue el primer ejemplo de integración de procesos comerciales relacionados. Los ERP se vieron como un gran paso adelante, pero no se consideraron urgentes hasta que el año 2000 impulsó una adopción masiva repentina.

CRM: década de 2000

CRM surgió para sistematizar el trabajo de recepción y abordar las brechas de ERP. Empresas como Siebel Systems primero convirtieron un ecosistema de bases de datos de contactos en una fuente completa de registro de clientes. Luego, los CRM se integraron con los ERP para la presentación de informes financieros.

HCM: década de 2010

Siguiendo el patrón de CRM, HCM surgió para consolidar soluciones puntuales de recursos humanos para una única fuente de registro de empleados. También se conectó al ERP y quedó claro que un equilibrio adecuado entre flexibilidad y complejidad era que cada unidad de negocio tuviera su propia fuente de datos verdaderos.

BSM: década de 2020

BSM ha surgido para llenar el vacío final que ningún otro sistema puede hacer: una fuente de registro primario de proveedores. En el mismo patrón, proporciona una nueva fuente crítica, esta vez, de verdad financiera. Al igual que los ERP y el Y2K, BSM ha aumentado enormemente en importancia durante la pandemia, que ha dejado al descubierto procesos desconectados y manuales. Para reducir el gasto, controlar el riesgo de terceros y aumentar la liquidez, las empresas deben comprender y digitalizar estos datos.

Sin embargo, a diferencia de sus predecesores, BSM también hace algo único: puede producir rápidamente un retorno de la inversión verificable. Como el locus de control financiero de la empresa, rápidamente elimina las ineficiencias financieras.

Aprovechar el poder de la inteligencia comunitaria

¿Y la mejor parte? Inteligencia comunitaria impulsada por IA. Durante más de una década, Coupa ha recopilado de forma segura datos anonimizados y normalizados sobre cómo gastan las empresas. Con casi $ 2 billones de gasto en la plataforma, Coupa tiene la capacidad de comparar su gasto con organizaciones similares. O busque proveedores basados ​​en calificaciones confiables y verificadas.

Este es solo el comienzo de la profundidad de conocimientos que puede obtener de Community Intelligence.

La combinación de BSM y Community Intelligence es suficiente para ayudar a las organizaciones medianas a grandes a reducir el desperdicio y detectar el presupuesto oculto que pueden ahorrar o reutilizar. En el entorno actual, ahorros como ese son bienvenidos y necesarios.

Coupa, líder en administración de gastos comerciales, brinda a las empresas la visibilidad, el control y la información que necesitan para administrar mejor sus gastos y, al hacerlo, facilita la asociación de TI y unidades comerciales. Para obtener más información sobre la plataforma de Coupa, visite https://www.coupa.com/.

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