Piense más allá del archivo: cómo descubrir información oculta en los datos cotidianos

En la era del negocio basado en datos, cualquier transacción o interacción que se pueda capturar y analizar puede contener una pepita crítica de conocimiento estratégico. A medida que los líderes de TI se centran en proteger y gestionar datos para maximizar su valor y revelar nuevas oportunidades, corren el riesgo de pasar por alto una mina de oro: los conjuntos de datos amplios y diversos contenidos en los sistemas de comunicación y colaboración.

Las herramientas de comunicación y colaboración, tanto dentro como fuera del firewall corporativo, son fuentes vitales de conocimiento institucional. No solo permiten que los empleados se comuniquen entre sí, con socios y clientes; construyen un registro duradero de esas interacciones que se pueden utilizar para desarrollar objetivos, elementos de acción y puntos de referencia. Podría decirse que son el tejido conectivo que mantiene unida a la organización. Por lo tanto, los líderes de TI deben abogar por la minería y aprovechar al máximo los datos que contienen. De lo contrario, sus empresas no pueden afirmar que están optimizando todos los datos a su disposición.

Obtener información de las interacciones

El cumplimiento normativo y corporativo y la privacidad son a menudo los usos principales de los datos de comunicación y colaboración. Monitorearlo en tiempo real ayuda a mitigar los riesgos operativos, legales, regulatorios y de reputación. Archivarlo en un formato etiquetado, ordenado y consultado fácilmente agiliza el proceso de clasificación de la información, facilita la aplicación de políticas de almacenamiento y retención relevantes y ayuda a los analistas a identificar de manera proactiva los eventos de riesgo.

Sin embargo, una vez que una organización unifica todas sus comunicaciones electrónicas (correo electrónico, redes sociales, dispositivos móviles, mensajería instantánea y voz), el potencial de usarlo para generar conocimientos está limitado solo por la imaginación de sus líderes estratégicos. Estas son solo algunas posibilidades:

Análisis de los sentimientos. Las frases que ocurren con frecuencia e incluso el tono emocional son una fuente invaluable de información sobre cómo se sienten los clientes y el público en general acerca de los productos de una empresa, el servicio al cliente, las reacciones a los eventos que afectan el mercado, las respuestas a las preocupaciones de la comunidad y más.

Administración de recursos humanos. El mismo tipo de análisis también puede revelar oportunidades de recursos humanos, como dónde los empleados necesitan más capacitación o apoyo, cuyo desempeño merece reconocimiento, o cómo se sienten acerca de políticas y procesos específicos.

Gestión de socios y equipos. El análisis de los datos de comunicación y colaboración en un proyecto puede ayudar a una empresa a medir el progreso, evaluar qué tan bien los empleados están trabajando entre sí o con un socio comercial, identificar conflictos actuales o potenciales y desarrollar una intervención proactiva o un plan de remediación para problemas como o incluso antes. surgen.

Planificación estratégica. Al capturar y analizar lo que los clientes están discutiendo con los defensores de los clientes y los equipos de éxito, una empresa puede refinar los casos de uso existentes y desarrollar otros nuevos. Estas comunicaciones también pueden revelar riesgos emergentes, como posibles interrupciones en la cadena de suministro o un cambio en la naturaleza de las llamadas de las personas, lo que permite a la empresa mitigarlos o incluso convertirlos en una ventaja competitiva.

Sacando archivos del estante

La mayoría de las organizaciones no están acostumbradas a pensar que los datos de comunicación y colaboración son particularmente valiosos. Lo ven como algo para archivar (y luego desechar) con fines de seguridad y cumplimiento, no como algo digno de análisis estratégico. Sin embargo, una empresa verdaderamente basada en datos reconoce que todos sus datos son potencialmente valiosos, por lo que los líderes de TI deben estar dispuestos a asumir la responsabilidad de demostrar que los datos de comunicación y colaboración no son una excepción.

La tecnología adecuada hace posible capturar, analizar y poner en funcionamiento los datos actualmente bloqueados dentro de los sistemas de comunicación y colaboración. Las empresas deben buscar una plataforma de gestión de datos que esté habilitada en la nube para trabajar con todos los sistemas, basada en una arquitectura escalable y orientada a servicios para crecer con la empresa, y capaz de etiquetar y filtrar metadatos para admitir consultas complejas. La plataforma debe manejar todas las tareas de auditoría, cumplimiento y descubrimiento críticas para el negocio, y debe incluir capacidades de archivo digital sólidas, seguras y de clase empresarial. Además, debe incluir una herramienta de búsqueda de alto rendimiento con una interfaz de usuario avanzada que ofrezca una experiencia de usuario sin estrés y a prueba de errores. Y hoy en día, es fundamental que una plataforma de gestión de datos pueda recopilar la diversidad de tipos de datos y esquemas en todos los canales de colaboración y redes sociales utilizados en la empresa, y poder realizar consultas de búsqueda de forma fácil y rápida contra el grupo unificado resultante. de datos.

Desbloquear el valor de las interacciones del día a día

Según la investigación de Osterman, “el archivo es un componente integral de cualquier capacidad de gobernanza de la información y debe considerarse como parte de una iniciativa general de gobernanza de la información.[1] Esa es una distinción clave a tener en cuenta: es parte de una estrategia de ciclo de vida de administración de datos más amplia. Brindar a los usuarios acceso rápido, rico e intuitivo a un almacén unificado de datos de comunicaciones digitales hace que sea exponencialmente más probable que encuentren usos poderosos para ellos, desde la mejora de las estrategias de ventas hasta la identificación de amenazas evitables. Empiece por explorar tecnologías de análisis y archivado de big data que facilitan más que nunca almacenar y explorar un volumen, variedad y velocidad de datos en constante expansión. Adopte una plataforma de gestión de datos que haga que la riqueza del conocimiento en estas interacciones diarias sea fácilmente accesible para estrategas y analistas. Y luego explore cómo todas las cosas de las que hablan sus empleados, clientes y socios pueden impulsarlo mucho más allá de la competencia.

Para mayor información por favor visite aquí.

[1] Papel blanco por Osterman Research Publicado Junio ​​de 2020 Patrocinado por Enfoque micro El archivo como elemento clave de buena información

Copyright © 2020 IDG Communications, Inc.

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