El nuevo gerente de proyectos de TI de hoy

Entre las funciones de TI que cambiaron para siempre por la pandemia de COVID-19 se encuentra la gestión de proyectos. Los días de la gestión de proyectos “ambulante” parecen haberse ido. Algunas reflexiones sobre cómo será el futuro.

Imagen: EtiAmmos - stock.adobe.com

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Cuando la pandemia de COVID-19 azotó a los EE. UU. Con toda su fuerza a principios de 2020, el mundo del trabajo tal como lo conocíamos se transformó y, con él, la gestión de proyectos.

Los “datos” que hubiéramos asumido solo unos meses antes se habían desvanecido, como los miembros del equipo del proyecto sentados en un escritorio aparte, o poder revisar casualmente un esquema de datos con el DBA en su oficina antes del almuerzo.

La reconfiguración de las empresas para el trabajo remoto fue el primer paso. Comprender las implicaciones de los proyectos que de repente tenían un futuro incierto cuando los presupuestos debían ajustarse fue el segundo paso. Además de eso, estaban las preocupaciones sobre los miembros del proyecto y sus familias. ¿Quién iba a mantenerse sano y quién no, y cuál sería el impacto en los proyectos?

Esto me llevó de regreso a los días de Huracan Katrina.

En el momento de Katrina, estaba trabajando con una empresa en Nueva Orleans donde los empleados de TI se vieron especialmente afectados. Varios miembros del personal de TI habían perdido sus hogares en las inundaciones. Otros fueron separados de sus familiares y no pudieron ponerse en contacto con ellos. En un caso, un empleado clave de TI murió en la tormenta. No solo hubo de repente grandes zapatos que llenar, sino que todo un personal quedó devastado por la muerte y tuvo dificultades para concentrarse en su trabajo.

La catástrofe de Katrina mostró a los CIO y líderes de proyectos de TI que el bienestar emocional era tan crítico en los proyectos como las capacidades técnicas de los miembros del equipo.

No ha sido diferente durante la pandemia de COVID-19.

Los miembros del equipo del proyecto, ahora trabajando de forma remota, han tenido que reajustar sus vidas para los niños que de repente deben ser educados en casa, para las tareas cotidianas que ahora deben realizarse sin aventurarse a salir, y por la pérdida del intercambio social con vecinos, amigos y sí, compañeros. miembros del proyecto.

Ha habido un costo emocional.

53% de los estadounidenses ahora dicen que su salud mental y su bienestar han sido afectado negativamente “Debido a la preocupación y el estrés por el coronavirus”. Y si es un director de proyectos de TI, le preocupa el impacto de este malestar emocional en la productividad y los resultados de su proyecto.

Sin embargo, también hay un lado beneficioso de la crisis de COVID-19 para los proyectos de TI.

Han surgido más herramientas de gestión de proyectos que hacen que trabajar de forma remota sea más eficaz. Los avances en las tecnologías de teleconferencia y colaboración han desbloqueado posibilidades para reclutar y utilizar talentos de TI que pueden contribuir positivamente a los proyectos, pero que quizás no puedan estar físicamente presentes en una oficina.

El trabajo remoto también permite a los empleados equilibrar mejor las prioridades de la vida con el trabajo.

Estos cambios en el lugar de trabajo han alterado la disciplina de la gestión de proyectos y la forma en que los gerentes de proyectos de TI operarán en el futuro.

¿Qué cambios podemos esperar y cómo deberían prepararse las empresas y sus jefes de proyecto?

1. Se realizarán más proyectos de forma remota

La crisis del COVID-19 aceleró el paso al trabajo remoto y, para la mayoría de las empresas, trabajar de forma remota no desaparecerá una vez que la crisis disminuya. Pero trabajar de forma remota exige herramientas de gestión de proyectos remotas que puedan evaluar continuamente el progreso de los proyectos que se ejecutan fuera de las instalaciones.

La clave para esto será el software de gestión de proyectos basado en la nube que permita a los empleados actualizar el progreso de sus propias tareas del proyecto; y software de colaboración en la nube que permite a los empleados comunicarse e intercambiar documentación en tiempo real, especialmente durante la resolución de problemas y problemas del proyecto.

2. Evaluar y establecer niveles de seguridad se convertirá en una tarea de configuración del proyecto necesaria.

Muchos proyectos de TI que contienen información confidencial y propiedad intelectual, y es relativamente fácil proteger estos activos del proyecto cuando los miembros del equipo del proyecto están trabajando en las instalaciones y en una red corporativa interna.

Desafortunadamente, los riesgos de violaciones de seguridad e incluso el robo de información vital del proyecto por parte de los empleados aumentan exponencialmente cuando los límites de sus proyectos se extienden teóricamente a los límites exteriores del mundo exterior.

La autenticación de doble factor para los inicios de sesión en redes que permiten el acceso desde el hogar puede que ya no sea suficiente, por lo que los gerentes de proyectos de TI pueden necesitar considerar capas adicionales de seguridad para los miembros del equipo. Puede ser necesario el cifrado de datos y comunicaciones vitales del proyecto. Por último, el mayor uso de servicios en la nube, como la gestión de proyectos comerciales, la colaboración y los servicios de videoconferencia puede necesita ser examinado.

3. Los gerentes de proyecto deben encontrar formas de “compensar” el contenido faltante del proyecto.

Hace varios años, estaba administrando un proyecto de TI y un líder de equipo me aseguró que todas las tareas en su área estaban completas, pero todavía tenía un sentimiento incómodo al respecto. Solicité que el trabajo completado se trasladara a QA y descubrí que las tareas realmente no estaban completas.

Afortunadamente, este tipo de situación no ocurre todos los días, pero ofrece una lección importante: los gerentes de proyecto son más efectivos cuando administran caminando. Al hacer esto, puede comprender a partir del lenguaje corporal visual cuán seguros están los miembros del equipo con su trabajo y también cómo se sienten emocionalmente.

No puede “arreglárselas andando” bien en un entorno de proyecto remoto, porque falta el contenido del lenguaje corporal que está buscando.

Un enfoque para los gerentes de proyectos de TI es pasar más tiempo en videoconferencias cara a cara con miembros individuales del equipo del proyecto. Hable con los miembros sobre el proyecto y cómo se sienten, pero pregúnteles también sobre sus familias.

Obtendrá una comprensión más clara de su proyecto.

4. La falta de contenido de usuario también es un problema

El otro contenido vital del proyecto que los gerentes de proyecto pierden con el trabajo remoto es la retroalimentación y las comunicaciones en tiempo real con los usuarios finales para los que están destinados los proyectos. Hay usuarios que dudan en hacer sugerencias, pero que las tienen, y se les puede animar a presentarlas cuando observe visualmente que realmente quieren hacerlo.

Mantener un diálogo abierto con los usuarios finales sobre los proyectos es fundamental para el éxito del proyecto de TI, porque si los usuarios finalmente rechazan un proyecto, el proyecto fracasa. Este es un punto de riesgo importante para los gerentes de proyectos de TI.

La solución es dedicar más tiempo a las videoconferencias cara a cara con los usuarios finales, de la misma manera que lo hace con su personal de TI. Estos intercambios uno a uno no son lo mismo que visitar a un individuo en persona, pero ayudan.

5. Plan para imprevistos del proyecto

Si COVID-19 nos ha enseñado una cosa, es que los empleados pueden enfermarse o estresarse emocionalmente. Esto puede afectar los proyectos. La planificación de contingencias para los gerentes de proyecto debe comenzar con los propios gerentes de proyecto y debe extenderse mínimamente a la planificación de contingencias para los miembros clave del equipo.

¿Qué hace si usted, o alguien fundamental para el proyecto, no puede trabajar? Se deben implementar planes de respaldo de contingencia para todo el personal clave del proyecto.

Para leer más sobre el impacto de la pandemia en el grupo de TI, consulte estos artículos recientes de InformationWeek.

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Mary E. Shacklett es una comentarista de tecnología reconocida internacionalmente y presidenta de Transworld Data, una empresa de servicios de marketing y tecnología. Antes de fundar su propia empresa, fue vicepresidenta de investigación de productos y desarrollo de software para la información de la cumbre … Ver biografía completa

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