¿Puede el equipo de oficina adecuado mejorar nuestra cultura legal?

Por Amanda Reaume

La industria legal está madura para la interrupción tecnológica.

Eso se debe en parte a que el campo está plagado de papeleo, ya sean los registros que los abogados de primer año y otros miembros del personal necesitan buscar para descubrir o las copias impresas de documentos legales que muchas firmas están legalmente requeridas, o piensan que es crítico, mantener. Todo ese papeleo representa costos: el costo de las horas de trabajo necesarias para buscar, organizar y archivar toda esa documentación, así como el costo del espacio de almacenamiento físico en sí. Si paga, digamos, $ 10 por pie cuadrado para alquilar espacio y necesita 200 pies cuadrados adicionales para el almacenamiento de papel, eso le costará $ 24,000 por año.

Un océano de papeleo no es el único desafío que enfrentan las firmas de abogados, las oficinas de los fiscales de distrito y los tribunales. Existen otras ineficiencias en el proceso dentro del sector legal que las tecnologías de oficina adecuadas, como multifuimpresoras y copiadoras y software de soluciones de documentos, puede mejorar.

Además, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático pueden agilizar las búsquedas de jurisprudencia o ayudar a completar formularios legales, reduciendo los costos para empresas y clientes. Los sistemas de facturación automatizados también pueden ayudar a simplificar los complejos procesos de cuentas por cobrar de las firmas de abogados.

Aquí están algunos pasos relacionados con el equipo puede cambiar la cultura de la oficina de su bufete de abogados o departamento legal.

1. Obtenga las impresoras y copiadoras multifuncionales adecuadas.

Las firmas de abogados, los tribunales y las oficinas de los fiscales de distrito pueden beneficiarse al tomar las decisiones correctas cuando se trata de sus impresoras y copiadoras multifuncionales (MFPs) Un equipo con salidas de página por minuto más rápidas, cartuchos de tóner de mayor duración, mayor capacidad de almacenamiento de papel y menos problemas técnicos que inducen el tiempo de inactividad harán que su oficina sea más eficiente.

La máquina adecuada para su oficina también le permitirá escanear documentos rápidamente. Ese componente MFP le permitirá crear archivos legales y conectar la información escaneada con su software de gestión de documentos existente para mejorar el flujo de trabajo y reducir la necesidad de copias en papel. Las mejores soluciones están diseñadas específicamente para su industria y negocio e incluyen soluciones integradas de automatización de flujo de trabajo, administración de documentos y seguridad, algo que Seleccione fabricantes MFP como Kyocera proporcionar.

El software de gestión de documentos que se conecta con su MFP puede transforma tu despacho de abogados al facilitar el procesamiento de documentos digitales, permitiéndole organizar sus archivos y realizar copias de seguridad y proteger automáticamente la información de sus clientes.

2. Usa inteligencia artificial.

La inteligencia artificial (IA) es la próxima gran cosa en el negocio legal. Una encuesta de Consultoría HBR demostró que si bien solo el 6 por ciento de los bufetes de abogados han implementado actualmente una solución de inteligencia artificial, el 14 por ciento ha identificado un área de su negocio que podría beneficiarse de la inteligencia artificial, y el 26 por ciento reconoce que necesitan analizar la inteligencia artificial para mantenerse competitivos.

Las principales áreas donde la inteligencia artificial está haciendo sentir su presencia incluyen la revisión de contratos, búsquedas de leyes y análisis de descubrimiento electrónico. McKinsey & Company estima que la automatización puede realizar alrededor del 22 por ciento del trabajo que hacen los abogados y el 35 por ciento del trabajo que realizan los asistentes de abogados: la inteligencia artificial es el futuro de las firmas de abogados.

Si las empresas no se aprovechan de la IA, podrían verse perdiendo negocios ante nuevas empresas legales como wevorce, que ya proporciona procesos de divorcio automatizados por una fracción del costo de un divorcio típico.

3. Actualice los sistemas de facturación y gestión de clientes.

Si bien muchas firmas de abogados ya tienen algún tipo de sistema de facturación y administración de clientes, podría ser el momento de actualizar, ya que las opciones han mejorado.

Debería buscar un nuevo sistema si aún no está haciendo lo siguiente: cobrar automáticamente tarifas mensuales y retenedores mediante facturación recurrente; enviar facturas por correo electrónico a los clientes y aceptar sus pagos electrónicamente; y rastrear fácilmente el pago del cliente, las horas facturables y el flujo de caja.

Los mejores sistemas de administración de facturación le permiten usar sus datos para ver los ingresos pasados ​​y predecir ganancias futuras con informes fáciles de crear. Algunos sistemas integran funcionalidades adicionales. PracticePanther, por ejemplo, puede crear un “portal de clientes” para sus clientes que también lo ayude a administrar su calendario y reservar reuniones con los clientes.

El sistema correcto ayudará a ahorrarle a su empresa cientos de horas de trabajo por año.

4. Introducir software de gestión de prácticas.

Si su empresa está utilizando una solución de software de contabilidad genérica para administrar sus finanzas o se basa en formularios de gastos que los abogados deben imprimir para completar, entonces es posible que se esté perdiendo algunas innovaciones de proceso que proporciona el software de gestión de prácticas especialmente diseñado.

Practique sistemas de software de gestión como Ábaco fueron construidos con firmas de abogados en mente y puede personalizarlos para sus necesidades. Hacen que los informes de gastos sean más eficientes y le brindan información en tiempo real sobre su negocio al conectar su sistema de contabilidad con sus tarjetas de crédito corporativas. De esa manera, siempre tendrá la comprensión más actualizada de su situación financiera.

5. Obtenga el mejor software de descubrimiento electrónico.

El software de descubrimiento electrónico permite a los abogados identificar, recopilar, almacenar y producir información electrónica más fácilmente en caso de una solicitud legal. Muchas solicitudes de documentos implican búsquedas en bases de datos complejas, como servidores o cuentas de correo electrónico; El software eDiscovery le permite extraer datos para encontrar más rápidamente los documentos que necesita.

Incluso si ya tiene un proveedor de eDiscovery, es posible que desee asegurarse de que sigue siendo la mejor opción disponible. Muchas ofertas nuevas le permiten recopilar datos de forma remota para que no ate la computadora de un empleado.

También le permiten integrar su búsqueda con los sistemas de gestión de documentos existentes, usar AI para redactar automáticamente datos como números de seguro social e información de tarjetas de crédito, y aprovechar detalles de metadatos como el tiempo de acceso y el tipo de archivo.

Innovar o quedarse atrás

La industria legal enfrenta presiones para adoptar la tecnología. Para mantenerse competitivo, es vital para su empresa adoptar la automatización del sistema, mejorar sus procesos de flujo de trabajo y reducir sus costos.

Esto es válido para los sectores público y privado por igual. Del mismo modo que los despachos de abogados pierden dinero cuando no implementan avances clave, los cuellos de botella en los tribunales y los atrasos en la asistencia jurídica y las oficinas de los fiscales a menudo tienen la culpa de tecnologías y estrategias de trabajo obsoletas.

El hecho es que toda la industria podría beneficiarse de aprovechar las tecnologías para una mayor eficiencia. Es por eso que es fundamental comenzar a buscar las soluciones tecnológicas que ayudarán a su oficina a mantenerse al día, ya sea para obtener un nuevo Kyocera MFP o invertir en un mejor proveedor de eDiscovery.

Amanda Reaume es escritora independiente y creadora del blog Millennial Personal Finance. También es autora de dos libros de finanzas personales dirigidos a Millennials: Money Is Everything y The Complete Guide to a Free-Debed Education.

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