Japón necesita teletrabajo. Sus oficinas que empujan el papel lo hacen difícil.

TOKIO – Oficialmente, Shuhei Aoyama ha estado teletrabajando durante un mes. Pero eso no significa que pueda evitar ir a la oficina.

Varias veces a la semana, el Sr. Aoyama viaja media hora a través de Tokio para una tarea aparentemente más adecuada para la edad del samurai que para la supercomputadora: sellar su sello corporativo oficial en los contratos comerciales y los documentos gubernamentales.

Los sellos, conocidos como hanko o inkan, se usan en lugar de firmas en el flujo de documentos que llenan los lugares de trabajo de Japón, incluida la red de hoteles que emplea al Sr. Aoyama. Se han convertido en un símbolo de una cultura de oficina oculta que hace que sea difícil o imposible para muchos japoneses trabajar desde casa, incluso cuando los líderes del país dicen que trabajar de forma remota es esencial para evitar que la epidemia de coronavirus de Japón se descontrole.

Si bien el mundo puede ver a Japón como una tierra futurista de robots humanoides e inodoros inteligentes, dentro de sus oficinas, los gerentes mantienen una feroz devoción por los archivos en papel, las máquinas de fax, los intercambios de tarjetas de visita y las reuniones cara a cara.

Los documentos esenciales no están digitalizados y los sistemas informáticos son obsoletos y están vinculados a las oficinas. Los gerentes intermedios en los lugares de trabajo orientados al equipo de Japón dudan en permitir que los empleados trabajen desde casa, y algunos temen que se relajen o incluso beban en el trabajo. Y los trabajadores que tienen la opción de teletrabajar temen dañar sus carreras.

Obligados a equilibrar las necesidades de la oficina y los riesgos para su propia salud, empleados como el Sr. Aoyama, de 26 años, dicen que están perdiendo la paciencia con las tradiciones laborales del país. “No es tanto la cultura de nuestra empresa como la cultura japonesa la que está causando los problemas”, dijo.

En otros países donde las personas se quedan en casa para limitar la propagación del virus, muchos trabajadores de cuello blanco han hecho un cambio bastante rutinario a las videoconferencias de Zoom y la firma electrónica de documentos. Pero en Japón, la tercera economía más grande del mundo, la repentina necesidad de distanciamiento social ha tomado por sorpresa a las empresas.

“Muchas organizaciones que no estaban preparadas, no preparadas, se ven obligadas a hacer teletrabajo, lo que está causando muchos problemas”, dijo Kunihiko Higa, experta en teletrabajo del Instituto de Tecnología de Tokio.

“Muchas reglas internas requieren reuniones cara a cara”, agregó el Sr. Higa. “Piensan que no pueden gestionar trabajadores que no están allí”.

El gobierno japonés también puede ser un obstáculo, incluso cuando empuja el trabajo desde casa: las empresas que solicitan subsidios de teletrabajo han informado que necesitan imprimir 100 o más páginas de documentos y entregarlos en persona.

Antes de la pandemia, el gobierno presionaba a las compañías y oficinas del gobierno local para que movieran sus funciones esenciales en línea. En un país plagado de desastres naturales como terremotos y tifones, las organizaciones han prestado atención durante mucho tiempo a la importancia del teletrabajo para garantizar la continuidad de los deberes comerciales y gubernamentales.

En el período previo a los Juegos Olímpicos de Tokio, que estaban programados para comenzar en julio pero se pospusieron, el gobierno impulsó los lugares de trabajo para permitir que los empleados trabajen desde casa, con la esperanza de liberar la red de transporte público notoriamente concurrida de la ciudad para una inundación de espectadores .

Muchas compañías se comprometieron a subir a bordo. Una encuesta realizada a fines de febrero por Keidanren, la asociación comercial nacional de Japón, encontró que casi el 70 por ciento de sus miembros habían instituido o estaban planeando políticas de teletrabajo.

Pero a pesar de que el gobierno ha declarado el estado de emergencia en las principales ciudades y está instando a las personas a reducir el contacto de persona a persona en al menos un 70 por ciento, pocas empresas parecen haber sido capaces o no han querido poner en práctica sus planes. .

UN encuesta El mes pasado, el Ministerio de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo descubrió que menos del 13 por ciento de los trabajadores en todo el país podían trabajar desde casa. Más del 70 por ciento informó dificultades con el teletrabajo.

Los números son mejores en Tokio. Una encuesta realizada a fines de marzo por la Cámara de Comercio e Industria de la ciudad encontró que el 26 por ciento de las empresas habían instituido el teletrabajo. El lunes, dos días después de que el primer ministro Shinzo Abe pidiera a las empresas que redujeran los desplazamientos para cumplir con los objetivos de distanciamiento social, el tráfico de pasajeros en la capital se redujo significativamente y los distritos comerciales estuvieron en silencio.

Es improbable que otras ciudades y áreas rurales vean un cambio tan dramático. Un estudio realizado a finales de marzo por Persol Research and Consulting, con sede en Tokio, descubrió que en Nagoya, la cuarta ciudad más grande de Japón y uno de los primeros lugares en ser golpeados por el coronavirus, solo el 9 por ciento de los empleados permanentes estaban teletrabajando.

“Las compañías japonesas, muchas de ellas, se basan en la premisa de que todos ustedes estarán en el mismo lugar”, dijo Rochelle Kopp, consultora especializada en prácticas comerciales japonesas. “Incluso si tienes una computadora portátil, no siempre puedes llevarla a casa. Hay muchos problemas de software y hardware “.

“La incapacidad para trabajar desde casa realmente está obstaculizando la capacidad de Japón para lidiar con Covid-19”, dijo, refiriéndose a la enfermedad causada por el coronavirus.

Durante varias semanas antes de que Japón declarara el estado de emergencia, evitó recomendar el tipo de medidas estrictas utilizadas por otras naciones para limitar el movimiento de las personas. Muchos observadores han atribuido esa renuencia al daño que infligiría en la economía ya cojera de Japón, un daño que podría agravarse si las empresas tuvieran que restringir severamente las operaciones porque no podían cambiar fácilmente al teletrabajo.

Para los muchos trabajadores en Japón que creen que enfrentan una elección falsa entre sus trabajos y su bienestar, pocas cosas han ejemplificado el dilema más que la huella roja distintiva del venerable Hanko.

“¿Por qué tenemos que ponernos en riesgo solo por algo trivial como un hanko?” Yoshitaka Hibi, profesora de literatura japonesa en la Universidad de Nagoya, escribió en un Twitter enviar eso le gustó más de 28,000 veces.

“Esta es nuestra oportunidad. Por el amor de Dios, alguien destruya esta costumbre ”, agregó.

La práctica de usar sellos para sellar documentos oficiales llegó a Japón desde China hace casi 2.000 años, pero no se convirtió en parte de la burocracia cotidiana hasta finales del siglo XIX.

Hoy en día, las paredes de las tiendas de descuento en Japón están alineadas con fila tras fila de sellos negros de autoentintado, conocidos como shachihata, inscritos con apellidos comunes. Las cadenas de tiendas diseñan y tallan sellos individualizados a pedido.

Los japoneses suelen tener al menos dos sellos: uno personalizado que está registrado en el gobierno y se usa para documentos formales, y otro que se usa en situaciones más informales. Las personas a menudo mantienen uno en la entrada de su hogar para entregas, otro en el escritorio de su oficina y un tercero en secreto en su casa para usar en documentos bancarios.

Las corporaciones tienen sus propios sellos individualizados, a menudo guardados bajo llave, y producidos solo para su uso en documentos importantes, como contratos.

En los lugares de trabajo tradicionales, a medida que los documentos fluyen de un escritorio a otro, incluso los empleados con relaciones tangenciales con el trabajo descrito en ellos deben agregar su sello, lo que indica que han leído y aprobado el contenido.

Incluso las empresas más tecnológicamente inteligentes no han podido deshacerse por completo del hábito. Line, la compañía que desarrolló la aplicación de chat más popular de Japón, ha eliminado en gran medida el uso de hanko en su oficina, diseñando una aplicación que permite a los usuarios sellar documentos con un sello digital.

Pero sus empleados, dijo una portavoz, Satsuki Motojima, aún no pueden evitar un viaje ocasional a la oficina para agregar su sello a los documentos requeridos por el gobierno u otras compañías.

Takao Tokui, presidente de la Asociación de la Industria de Sellos de All Japan, argumentó que Hanko era una parte importante de la “infraestructura social” del país, crucial para las personas con menos conocimientos tecnológicos, incluidos los ancianos y las personas en las zonas rurales.

Aún así, el cambio podría llegar rápidamente, dijo el Sr. Hibi, profesor de literatura en la Universidad de Nagoya. Poco después de su tuit, la escuela dijo que ya no requeriría que los estudiantes reciban un hanko de los profesores para aprobar sus clases.

“Resulta que”, dijo, “todo lo que se necesitó fue que alguien dijera algo”.

Hisako Ueno contribuyó reportando.

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