7 secretos de equipos de TI remotos exitosos

Cuando hay un brote de enfermedad contagiosa, un desastre natural o cualquier otro tipo de emergencia generalizada, se puede requerir que los miembros del equipo de TI trabajen desde su hogar o en algún otro lugar seguro hasta que las operaciones comerciales normales puedan reanudarse.

Mantener la productividad y garantizar que los servicios de TI esenciales continúen funcionando sin interrupciones durante el período de emergencia puede ser un desafío tanto para los líderes de TI como para el personal. Aquí hay siete consejos que pueden ayudarlo a mantener el ritmo de las operaciones y actividades clave incluso en los peores momentos.

1. Organízate

La mayoría del trabajo de TI se puede manejar de forma remota siempre que las tareas no impliquen interacciones prácticas con los activos físicos de la empresa. “Las reuniones de diseño y planificación aún se realizan mejor en persona, pero incluso estas reuniones se pueden realizar adecuadamente desde casa con el uso compartido de pantalla y las herramientas de pizarra en línea”, dice Joe Wilson, propietario de Volare Systems, una empresa de desarrollo de software personalizado con sede en Denver. personal en gran parte remoto.

Cualquier organización que posea un sólido conjunto de normas y procedimientos operativos debería ser capaz de reunir rápidamente un equipo de TI remoto capaz, o hacer la transición a uno, dice Anita Williams Woolley, profesora asociada de comportamiento organizacional y teoría en la Escuela de Negocios Tepper de la Universidad Carnegie Mellon.

Patrick Costa, director de TI en el proveedor de programas de costos compartidos médicos OneShareHealth, dice que el desafío de organizar un equipo remoto exitoso es más una cuestión de liderazgo que de tecnología. Recuerda un momento en que un problema de corrupción de datos lo obligó a obtener información rápida de los miembros del personal en tres ubicaciones separadas. Costa decidió que una llamada en conferencia era la mejor manera de manejar la situación. “Nos tomó menos de cinco minutos una vez que tomamos la decisión”, recuerda. “Si usted es un líder de TI que tiene una buena relación con su personal, puede reunir a su personal remoto tan rápido como pueda a su personal en el sitio”.

2. Seleccione un líder fuerte

Dependiendo del departamento de TI, un personal remoto puede tener un solo líder o varios líderes responsables de unidades específicas que reportan a un CIO o un gerente de TI superior. Un líder de equipo, independientemente del alcance o tamaño de su equipo, nunca debe seleccionarse únicamente en función de su experiencia técnica, advierte Allison St. John, cofundadora y directora de aprendizaje en The Remote Leader Project, un proveedor de soporte e instrucción de trabajo remoto . “Es muy importante que el líder del equipo tenga habilidades de personas para que las personas altamente técnicas y más calificadas puedan continuar produciendo en su fuerza técnica”, explica.

Cualquier líder de equipo debe poseer un alto nivel de inteligencia social y fuertes habilidades de colaboración, señala Woolley, pero eso se duplica cuando todos o la mayoría de los miembros del equipo trabajan de forma remota.

“La investigación muestra que los mayores problemas surgen cuando un equipo se divide entre algunos miembros que trabajan de forma remota y otros que están ubicados conjuntamente”, dice Woolley. “Aquellos [leaders] quienes están ubicados físicamente con frecuencia se olvidan de completar a los miembros remotos en detalles clave o no entienden qué [remote members] saber o no saber “.

3. Crear una estrategia funcional

Woolley compara una organización de TI que enfrenta una amenaza existencial para el personal de un hospital que responde a una alerta de “código azul”. “Cuando el [hospital] el equipo ingresa a la sala, tienen un conjunto de reglas preexistentes sobre quién estará a cargo, qué otros roles deben cumplirse y qué pasos críticos deben realizarse “, explica. Del mismo modo, los líderes de TI deben tener alguien que puede avanzar para coordinar y facilitar una fuerza laboral remota.

Meetesh Karia, CTO del operador del sitio web de comparación de planes de seguros The Zebra, enfatiza la necesidad de que el equipo remoto reciba el contexto completo, la autonomía y la autoridad necesarios para ejecutar tareas de manera rápida y efectiva. “Deberías responsabilizarlos de la misma manera que responsabilizas al resto de tu equipo”, dice. “Acuerde el alcance, el tiempo y la calidad con el equipo y asegúrese de recibir al menos actualizaciones semanales”.

Un equipo remoto bien construido debería ser capaz de manejar prácticamente cualquier tarea. El éxito generalmente se mide determinando qué tipos de trabajo deben realizarse sincrónicamente con un alto grado de colaboración, y cuáles pueden dividirse y hacerse de manera más independiente y asincrónica, señala Woolley. En cualquier caso, es importante que todas las partes se unan en las mismas metas y objetivos. Cuando las metas no son claras o están en conflicto, será difícil lograr un trabajo colaborativo productivo. “Hay menos oportunidades para reconocer y rectificar objetivos poco claros en el trabajo remoto”, advierte Woolley.

4. Construir una estrecha coordinación

Cuando se reúne el equipo remoto, la interrupción puede minimizarse creando una estructura jerárquica que se parezca mucho a su contraparte en el sitio. “Asegúrese de tener las personas adecuadas con la experiencia adecuada en el equipo, y asegúrese de que el equipo sepa quién tiene esa experiencia para que se aplique cuando sea necesario”, aconseja Woolley.

Al equipo remoto también se le debe presentar un conjunto claro de objetivos que todas las partes puedan comprender y apoyar. “Si los miembros operan con una comprensión diferente de los objetivos y prioridades, o tal vez tienen objetivos en conflicto porque el líder del equipo quiere que hagan una cosa, pero su jefe quiere que hagan otra, entonces eso será un problema”, dice Woolley. .

Los equipos remotos necesitan coordinar su atención, determinar en qué están trabajando conjuntamente, qué están dividiendo y haciendo por separado, y cómo unirse cuando sea necesario para abordar problemas inesperados. Woolley dice que los estudios han demostrado que los equipos más productivos se caracterizan por la “explosión”, un período durante el cual los participantes trabajan de manera independiente, puntuados por períodos de trabajo compartido. Dichos equipos a menudo exhiben un mayor nivel de respuesta.

“Cuando alguien envía un mensaje, otros responden de inmediato”, señala Wooley. “Por el contrario, los equipos menos productivos podrían intercambiar la misma cantidad de mensajes, pero con mayores demoras intermedias”.

5. Use una plataforma de colaboración común

Para la mayoría de los miembros del personal de TI, el proceso de control remoto suele ser tan simple como conectar una computadora de escritorio o portátil a una conexión a Internet confiable. “Es posible que necesite una VPN en ejecución para acceder a la red de su empresa, pero eso debería ser todo”, dice Wilson.

El mayor desafío radica en seleccionar una plataforma de colaboración que satisfaga las necesidades de los miembros del equipo y fomente interacciones vigorosas. Zoom y Slack son las herramientas de colaboración remota más populares, observa Wilson. También hay una serie de paneles de tareas en línea y herramientas de gestión de proyectos para elegir. “Para los desarrolladores, el código generalmente se almacena en GitHub, GitLab o Bitbucket”, señala.

La buena noticia es que muchas, si no la mayoría, las organizaciones de TI ya utilizan varias herramientas de colaboración de forma regular dentro de la oficina. “Es probable que no necesite cambiar las herramientas cuando trabaje desde su casa”, dice Wilson.

6. No descuides la seguridad

Cuando se cambia el personal al trabajo remoto a tiempo completo, es necesario asegurarse de que cada individuo tenga la capacidad de acceder de manera confiable y segura a los sistemas y recursos empresariales que necesita para mantenerse productivo. Un primer paso importante es implementar salvaguardas de acceso remoto de sentido común, como colocar sistemas y datos críticos detrás de una VPN, informa Kevin Ruthen, CTO en Support.com, un centro de llamadas subcontratado y un proveedor de soporte técnico directo al consumidor.

Ruthen también sugiere usar la autenticación de múltiples factores para validar las identidades de los empleados y evitar el acceso no autorizado. “También es importante … requerir que cualquier dispositivo que se conecte a la red corporativa tenga la última protección antivirus, antispyware y antimalware”, dice. “Esto incluye cualquier dispositivo personal que los empleados puedan usar cuando trabajen de forma remota”.

7. Optimizar la comunicación

Cuando los miembros del equipo trabajan de forma aislada, siempre existe el riesgo de que las suposiciones y los malentendidos se salgan de control en la medida en que afecten el rendimiento y la productividad. Las personas que trabajan en casa pierden el acceso a las observaciones, ideas y actualizaciones que el personal intercambia habitualmente en el comedor o alrededor del refrigerador de agua. Wooley explica que es común que los trabajadores remotos sobreestimen lo que saben los colegas en otra ubicación o que asuman que ven las cosas exactamente de la misma manera. “Tratar de hacer las cosas de forma remota sin comunicarse lo suficiente puede dejar muchas lagunas en la comprensión”, agrega.

Las llamadas de conferencia en vivo, aunque lejos de ser un sustituto perfecto para las bromas rutinarias en la oficina, pueden recorrer un largo camino para silenciar los rumores y ayudar a los miembros del equipo a mantenerse al tanto de los proyectos y desarrollos actuales. “El mayor error que cometen los equipos remotos es dejar apagadas sus cámaras web”, dice Wilson. “Usted y sus compañeros de trabajo extrañarán tener una conexión tan cercana si no pueden verse”.

Sin embargo, Woolley minimiza la capacidad del video para reforzar el trabajo en equipo. “Resulta que la videoconferencia es menos importante de lo que algunos suponen”, señala. “Mis colegas y yo realizamos un estudio en el que descubrimos que los equipos que se comunicaban por audio solo eran tan colectivamente inteligentes como los equipos que usaban videoconferencia y, de alguna manera, el video restaba calidad a la colaboración”.

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